Comment être productif en télétravail ? 1. Aménagez un espace de travail dédié 2. Conservez vos habitudes 3. Fixez-vous des objectifs et communiquez 4. Apprenez à déconnecter 5. Établissez des règles de vie pour toute la famille

quels outils être productif en télétravail ?

Dans ce contexte de propagation et de lutte contre le covid19, le télétravail est devenu impératif pour les entreprises ainsi que les salariés. Nous avons identifié une série d’outils qui nous semble efficaces et optimum .

Nous allons vous présenter les outils de partage de documents pour le télétravail en commençant avec :

  • Google Drive qui fait partie de la suite Google et accessible dès l’instant où vous avez un compte Gmail. Il vous permet de stocker et partager des documents (vidéos, photos, documents, présentation) et de les modifier à plusieurs. Les modifications se voient en temps réel. Google Drive vous offre 15go de stockage et au-delà vous serez obligé de passer à la caisse . De plus, l’utilisateur de Google Drive a une multitude d’applis Google qui viennent se greffer à l’offre gratuite (Google Sheets, Google Slides, Google Forms, Google Calendar, Gmail, Google Maps…)
  • Dropbox est un concurrent de Google Drive qui permet de sauvegarder, partager et synchroniser en temps réel vos fichiers et dossiers, facilement et rapidement. Il se compose d’une application gratuite et d’une interface en ligne accessible depuis n’importe quel navigateur. L’utilisateur peut partager toutes sortes de données (vidéos, photos, documents, présentation).Contrairement à Google Drive, vous disposez par défaut d’un espace de stockage en ligne gratuit de 2 Go. Il est possible via un mécanisme de parrainage, d’étendre l’espace gratuit jusqu’à 10 Go. 
  • One Drive est l’espace de stockage de fichiers en ligne de Microsoft qui est accessible à tous les utilisateurs disposant d’un compte Microsoft, sur le web, et via différentes applications mobiles (iPhone ou iPad, Android, ou Windows Phone). Ce disque dur virtuel permet de stocker gratuitement (dans une limite de 5 Go) tous types de fichiers (photos, vidéos, documents) et d’en partager l’accès avec d’autres utilisateurs. Les fichiers peuvent être classés et organisés dans des dossiers. 
  • Wetransfer vous permet de transférer n’importe quel fichier jusqu’à 2Go à une ou plusieurs adresses mails, et les destinataires n’auront qu’à cliquer sur le lien envoyé pour y accéder. La version payante vous permet d’envoyer jusqu’à 20Go de fichiers, mais également de personnaliser la page de téléchargement. 

Maintenant, passons aux outils de collaboration:

La communication entre les équipes est essentielle. Heureusement avec les avancées technologies, il existe une panoplie d’outils (qui sont disponibles souvent gratuitement) pour faciliter la collaboration entre les équipes. Nous allons donc vous présenter notre sélection d’ outils collaboratifs qui nous l’espérons  vous seront utiles

  • Hangout: Le système de vidéo-conférence multi-participants Google Hangouts est proposé gratuitement par Google. Accessible avec un compte Google, le service est également disponible sous forme d’application mobile pour iOS et Android. Avec Hangouts, vous pouvez lancer un appel vidéo qui pourra rassembler jusqu’à 10 personnes simultanément. Vous pourrez également partager des fichiers, avec votre ou vos correspondants grâce à Google Drive, et diffuser en direct sur YouTube votre conversation vidéo, si vous désirez qu’elle devienne publique.
  • Skype: Bien que sa popularité ait pris du plomb dans l’aile, notamment à cause de ses demandes en bande passante, Skype reste très utilisé pour sa facilité. Texte de personne à personne ou modulable en groupe et visioconférence sont ses 2 seuls vrais arguments. Le partage de fichier reste hasardeux et sujet à limitation de poids. L’avantage est que la version gratuite permet de quasiment tout faire !
  • Zoom: En vogue ces derniers mois, Zoom a su trouver un plus large public récemment. Ce service de messagerie instantanée permet aussi la visioconférence sur une interface épurée. L’avantage : il est disponible sur mobiles et ordinateurs, permettant des conférences et webinars jusqu’à 100 utilisateurs en simultané !
  • Slack: La plateforme Slack est la plus connue dans le milieu professionnel et pour une raison simple, c’est qu’elle permet tout. De la gestion de projet à l’échange de fichier, messagerie instantanée, jusqu’à aller sur un service de modification de documents partagés…
  • Trello: Dernier outil de cette sélection, c’est l’incontournable Trello ! Celui-ci permet de faire un peu tout : organisation de tâches, discussion,… Le tout de manière très simple et visuelle pour gagner en rapidité. Plutôt que différentes fenêtres et onglets, tout est sur une page principale. Trello est un outil très pratique pour les petits groupes de travailleurs officiant pour le même objectif et existe en deux versions : une gratuite, déjà pas mal équipée et une payante naturellement plus complète

Pour finir, il est clair que la réussite des projets en télétravail requiert des outils collaboratifs qui favorisent le partage, la communication et la synchronisation entre les équipes mais cela nécessite aussi de redéfinir les modes de management des responsables d’équipes.

Si vous  avez besoin de support pour mettre en place un de ces outils, n’hésitez pas à nous contacter, notre equipe d’expert est à votre disposition.

Digicom Agency s’est mise en télétravail depuis le 26 Mars 2020.
Nous sommes joignables

Aminata, Chef de projet digital.

 

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